• 04/12/2020 à 15:29

Comment rendre la passation de marchés publics de services numériques plus simple et transparente ? Retour sur nos deux premiers ateliers d’échange et de réflexion

Nous savons que les marchés publics peuvent être perçus comme complexes. Le Gouvernement de Madagascar, avec l’Unité de Gouvernance Digitale et l’ARMP, ambitionne de rendre la passation de marchés publics plus simple et transparente, et souhaite expérimenter des pratiques agiles de manière progressive et itérative. Cette initiative entre dans le cadre du PRODIGY, un projet de gouvernance digitale et de gestion de l’identité, appuyé par la Banque mondiale.

Nous souhaitons également impliquer l’ensemble des acteurs de l’écosystème numérique dans cette démarche (entreprises, organismes de financement, utilisateurs, etc.). Plus tôt cette année, nous avions publié un article de blog sur la création d’une Communauté de Pratique des Achats Numériques à Madagascar. Depuis, nous sommes entrés en contact avec plus de 60 entreprises et autres acteurs intéressés par participer aux ateliers et à cette nouvelle Communauté de Pratique.

Une trentaine d’entre eux ont répondu présents à deux ateliers que nous avons organisés virtuellement la semaine dernière, avec l’appui de collègues de Public Digital. Ces ateliers ont porté sur:

• Les étapes précédant la passation de marchés (interactions avec le marché pour élaborer sur les besoins fonctionnels et les solutions techniques disponibles) ;
• Les pratiques actuelles en matière de passation de marchés (notamment l’accès aux opportunités d’appels d’offres, et le processus de soumission de candidature).

Thèmes de discussion et d’idées

Les sessions de brainstorming des ateliers ont permis de réfléchir à la fois aux défis que peuvent poser certains aspects des marchés publics, et aux solutions pour y répondre. Les discussions ont porté sur chaque aspect du cycle de vie commercial (la présentation de l’atelier est disponible en bas de cette page).

Voici trois grands sujets qui sont revenus à plusieurs reprises:

1. Collaboration avec les acteurs du marché

Pendant les ateliers, il a été mentionné plusieurs fois que « les spécifications techniques des appels d’offres ne reflètent pas toujours le meilleur moyen de répondre aux besoins utilisateurs« . Aussi, les participants ont exprimé le souhait que les personnes responsables des marchés publics impliquent davantage les prestataires de services dans la phase de définition des besoins, en amont des appels d’offres. Ils ont exprimé le besoin d’un cadre clair dans lequel acheteurs et prestataires pourraient partager leurs idées sur le développement de spécifications qui encouragent la concurrence, et la poursuite d’objectifs fonctionnels.

2. Transparence des appels d’offres

Les participants ont insisté sur la nécessité de faciliter l’accès des petites et moyennes entreprises (PME) locales à certains marchés publics. Ils ont évoqué la taille de beaucoup de marchés « non adaptés ni accessibles aux PME » comme barrière à l’entrée. Ils suggèrent de décomposer certains larges programmes en sous-projets qui puissent être traités par des PMEs, et labellisés comme tels. Ils ont également mentionné des critères d’éligibilité trop restrictifs, par exemple en termes d’années d’existence ou de chiffre d’affaires.

Le thème de la transparence et de la visibilité des appels d’offres est revenu aussi plusieurs fois. Les participants ont suggéré de centraliser toutes les informations relatives aux appels d’offres et au cadre dans lequel ils s’inscrivent sur un site web. Il pourrait comprendre, entre autres, un calendrier des appels d’offres à venir, des informations sur les procédures utilisées (pour se familiariser avec les documents à remplir), et un moyen de communiquer avec les personnes responsables des marchés publics.

Enfin, les participants ont évoqué la possibilité de faciliter l’accès aux documents d’appel d’offres à distance, en utilisant les outils numériques.

3. Gestion de contrats et paiements

Ces 2 sujets sont revenus régulièrement dans nos discussions. Les participants ont insisté sur l’importance de maintenir une relation continue entre prestataires de services et acheteurs tout au long de la phase d’exécution des contrats. Grâce à l’organisation de points réguliers, les acteurs du projet pourraient signaler et résoudre ensemble tout problème avant qu’il ne menace la viabilité du projet.

En ce qui concerne les paiements, les participants ont suggéré de créer un système de contrôle indépendant, qui offre aux entreprises des moyens de recours efficaces en cas de retard.

De nombreux autres thèmes ont été abordés (comme la flexibilité des contrats, le référencement des prestataires des services, la dématérialisation du processus de soumissions de candidatures aux appels d’offres, la simplification et l’accompagnement des entreprises dans les démarches administratives, etc.)

Prochaines étapes

Ces 2 premiers ateliers nous ont donné un signe clair sur l’importance de “garder notre porte ouverte pour discuter des marchés publics”. Comme formulé par un participant, « les personnes responsables des marchés publics aiment que les choses soient écrites, mais il est aussi utile d’en parler d’abord« .

Pour continuer sur cette lancée, nous organisons un troisième atelier en ligne le 10 décembre 2020 à 14h00. Ce sera l’opportunité de revenir sur les principales conclusions des deux premiers ateliers, et de créer ensemble les fondations de la nouvelle Communauté de Pratique des Achats Numériques.

Si vous souhaitez participer à l’atelier, n’hésitez pas à vous inscrire ici.

Merci encore à tous ceux – représentants de l’Autorité des Marchés Publics, d’entreprises du numérique, de la Banque Mondiale, de l’unité de coordination de PRODIGY, de Transparency International, et d’autres organisations encore –  qui ont pris le temps, et reporté d’autres réunions, pour travailler ensemble sur cette initiative.

Présentation de l’atelier du 25 novembre 2020 disponible ici en version PDF